Chi trả lương

1. Tổng quan

Mỗi tháng kế toán phải thực hiện nhiều đợt chi trả/thanh toán với các khoản khác nhau như: lương; phụ cấp, trợ cấp, lương khoán, thuế TNCN nhưng không có nơi nào tổng hợp. Kế toán không biết được đợt nào đã hoàn tất chi trả, đợt nào còn dở, tổng số tiền đã giải ngân là bao nhiêu.

Bài viết hướng dẫn kế toán quản lý dễ dàng các lần chi trả/ thanh toán qua kho bạc, để có nguồn dữ liệu tin cậy làm căn cứ tổng hợp báo cáo, quyết toán thuế và phục vụ tra cứu xem bảng tính lương, thuế, thu nhập khác,… đã được chi trả hay chưa khi cần.

Tổng quan gồm:

• Lập đợt chi trả
• Tổng hợp đợt chi trả

Lưu ý:

• Tính năng Lập đợt chi trả được sử dụng để theo dõi tình trạng chi trả đối với các bảng tính lương, phụ cấp, thu nhập khác và thuế đã được lập trên phần mềm; giúp xác định các bảng tính đã được chi trả đầy đủ hay chưa. Trước khi lập đợt chi trả, anh/chị cần lập đầy đủ, chính xác các bảng tính tương ứng với các khoản thu nhập thực tế phát sinh tại đơn vị trên phần mềm.
• Để khai báo và lập bảng tính để chi tiền các ngày lễ như 20/10, 8/3, 2/9…, anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.

2. Hướng dẫn thực hiện

1. Vào Chi trả lương/Thêm đợt chi trả

2. Khai báo 1 số thông tin:

• Kỳ chi trả
• Bảng tính: Chọn bảng tính làm căn cứ chi trả
• Tên đợt chi trả: Chương trình hiển thị tên mặc định, anh/chị có thể sửa lại

Nhấn Đồng ý.

3. Trên bảng chi trả lương anh/chị có thể thực hiện 1 số chức năng:

• Tùy chọn ẩn hiện cột: Tích chọn những thông tin muốn hiển thị trên bảng chi trả

• Tính lại bảng chi trả: Trong trường hợp bị sai/thiếu số liệu anh/chị có thể dùng tính năng này

• Xem lại bảng tính tham chiếu: Xác định lại bảng tính chi trả này căn cứ từ bảng tính nào

• Sửa lại tên bảng chi trả

4. Sau đó anh/chị nhấn Xác định chi trả và nhấn Lưu để hoàn tất chi trả cho bảng lương đã chọn

5. Chương trình hiển thị bảng lương với trạng thái đã chi trả.

Tại danh sách các bảng tính lương, phụ cấp, truy lĩnh, thu nhập khác, thuế,… anh/chị có thể theo dõi trạng thái chi trả tại cột Trạng thái chi trả:

• Đã chi trả: Bảng tính đã được lập đợt chi trả lương và đã xác nhận chi trả.
• Chưa chi trả: Bảng tính chưa được lập đợt chi trả lương.
• Chờ xác nhận: Bảng tính đã được lập đợt chi trả lương nhưng chưa xác nhận chi trả.

Nếu muốn hủy chi trả, anh/chị nhấn Hủy xác nhận chi trả.

3. Lưu ý

Nếu không thấy đợt chi trả của tháng trước, anh/chị hãy tạo một đợt chi trả của tháng hiện tại, sau đó chọn lại kỳ chi trả tương ứng để xem.

Bảng tính đã lập đợt chi trả sẽ không thể xóa trực tiếp. Muốn xóa bảng tính, anh/chị cần xóa đợt chi trả tương ứng.

Nếu cùng một kỳ chi trả có nhiều đợt chi trả, và đợt cần xóa có các đợt được lập sau đó, anh/chị phải xóa các đợt chi trả được lập sau trước, rồi mới xóa đợt cần xóa.