Khi lập bảng truy lĩnh nâng lương, tại danh sách CBNV cần truy lĩnh không thấy người cần tính truy lĩnh thì làm như thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách xử lý khi lập bảng truy lĩnh nâng lương nhưng không thấy CBNV cần truy lĩnh trong danh sách hay bảng tính truy lĩnh không lên số liệu, từ đó giúp tính truy lĩnh nâng lương được đầy đủ, chính xác.

Nội dung bài viết bao gồm nguyên nhân không hiển thị CBNV trong danh sách truy lĩnh và hướng dẫn các bước thực hiện: lập bảng truy lĩnh nâng lương, kiểm tra và chỉnh sửa danh sách quá trình lương/phụ cấp; đồng thời xử lý 2 trường hợp phổ biến là chưa khai báo hoặc khai báo sai quá trình lương/phụ cấp để bổ sung đúng đối tượng và thực hiện tính truy lĩnh.

2.  Cách xử lý

Ví dụ thực tế: Ngày 26/07/2024, đơn vị nhận được QĐ nâng HSL của CBNV Nguyễn Vân Khánh từ 3.0 lên 3.33, ngày hưởng là 01/02/2024. Do thực tế, tháng 07/2024 đơn vị vẫn trả HSL 3.0, đến tháng 08/2024 mới bắt đầu trả mức 3.33 nên kế toán truy lĩnh phần chênh lệch HSL 0.33,2.5 6 tháng (02, 03, 04, 05, 06, 07)

Nhưng khi lập bảng truy lĩnh không thấy thông tin của CBNV Nguyễn Thị Vân Khánh

2.1. Nguyên nhân 1: Chưa khai báo quá trình lương/phụ cấp mới cho CBNV.

Giải pháp: Để khai báo bổ sung quá trình lương, phụ cấp mới cho CBNV cần được truy lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Tính lương\ tab Truy lĩnh\ nhấn Thêm Truy lĩnh nâng lương

Bước 2: Khai báo tham số để lập bảng truy lĩnh nâng lương\ nhấn Đồng ý

Bước 3: Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp để thêm cán bộ nhận viên còn thiếu vào bảng truy lĩnh

• Nhập tên cán bộ nhân viên cần thêm vào ô Cán bộ nhân viên.

• Nhấn thêm mới Quá trình lương/Thêm mới Quá trình phụ cấp: Như ví dụ trên, anh/chị khai báo thêm mới quá trình lương cho CBNV

• Khai báo quá trình lương tương ứng cho CBNV, sau đó chọn Đồng ý

Lưu ý: Cần khai báo từ ngày và Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng theo hướng dẫn tại đây để có hiện lập bảng tính truy lĩnh.

• Tích chọn khoản lương/phụ cấp cần tính truy lĩnh, sau đó chọn Đồng ý để thêm CBNV Nguyễn Vân Khánh vào bảng truy lĩnh nâng lương

Bước 4: Nhấn Tính truy lĩnh để tạo bảng tính truy lĩnh lương

2.2. Nguyên nhân 2: Đã khai báo thông tin quá trình lương, phụ cấp cho CBNV rồi nhưng sai thông tin khai báo.

Để sửa quá trình lương, phụ cấp cần được truy lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Tính lương\ tab Truy lĩnh\ nhấn Thêm Truy lĩnh nâng lương

Bước 2: Khai báo tham số để lập bảng truy lĩnh nâng lương\ nhấn Đồng ý

Bước 3: Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp để thêm cán bộ nhận viên còn thiếu vào bảng truy lĩnh

• Nhập tên cán bộ nhân viên cần thêm vào ô Cán bộ nhân viên.

• Quá trình lương, phụ cấp đã khai báo nhưng không lên sẽ hiển thị  ghi chú “Chưa đủ điều kiện truy lĩnh”.

Lưu ý:

• • Nếu quá trình lương, phụ cấp đã khai báo hiển thị ghi chú “Đã tính truy lĩnh” thì quá trình đó đã được tính truy lĩnh rồi, anh/chị vào Tính lương\Truy lĩnh\chọn các tháng để kiểm tra lại bảng tính truy lĩnh đã lập. Nếu quá trình đó sai cần khai báo lại tính lại thì anh/chị cần xóa bảng tính truy lĩnh cũ đã lập đi rồi thêm lại.
  • Nếu quá trình lương, phụ cấp đó đã tính truy lĩnh nhưng thời gian truy lĩnh không đủ, cần truy lĩnh thêm, không muốn bỏ bảng truy lĩnh đã tính đi. Anh/chị vào Cán bộ nhân viên, xóa quá trình truy lương, phụ cấp đã khai báo và tính truy lĩnh (Việc xóa không ảnh hưởng tới các bảng tính đã lưu), rồi thực hiện thêm quá trình lương, phụ cấp mới cho đúng khoảng thời gian cần truy lĩnh, rồi lập bảng tính truy lĩnh.

• Để kiểm tra thông tin quá trình lương, phụ cấp, anh/chị chọn biểu tượng tại quá trình có thông tin sai để xem và sửa quá trình lương, phụ cấp của CBNV, rồi nhấn Đồng ý.

• • Anh/chị kiểm tra lại thông tin Từ ngày: Ngày mức lương/phụ cấp mới có hiệu lực trong quyết định. Thông tin từ ngày của các quá trình của cùng 1 loại phụ cấp không được trùng nhau. Trường hợp cán bộ nhân viên mới chuyển về đơn vị, thông tin Từ ngày là ngày quyết định lương, phụ cấp đó không phải ngày về đơn vị.
  • Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng: Kỳ lương thực tế tại đơn vị áp dụng mức lương/phụ cấp mới cho CBNV. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng lớn hơn tháng của từ ngày thì quá trình lương, phụ cấp đó cần truy lĩnh.
  • Chỉ truy lĩnh khi quá trình lương hoặc phụ cấp có thay đổi (chênh lệch) về hệ số hoặc tỷ lệ so với trước đó.

• Tích chọn khoản lương/phụ cấp cần tính truy lĩnh, sau đó chọn Đồng ý để thêm CBNV Nguyễn Vân Khánh vào băng truy lĩnh nâng lương

Bước 4: Nhấn Tính truy lĩnh để tạo bảng tính truy lĩnh lương

Lưu ý: Nếu ở bước 3 đã lên quá trình truy lĩnh nhưng khi nhấn Tính truy lĩnh không hiển thị cán bộ hoặc không lên tiền, anh/chị hãy vào mục Cán bộ nhân viên kiểm tra lại quá trình lương, phụ cấp trước đó. Có thể Ngày kết thúc hưởng của quá trình cũ đang trùng với thời gian hưởng của quá trình mới. Để hệ thống lên số liệu truy lĩnh, anh/chị có thể để trống ngày kết thúc hưởng của quá trình trước đó.

3. Lưu ý

Trường hợp khai báo cán bộ nhân viên điều chuyển, nghỉ việc trước thời điểm có quyết định truy lĩnh nâng lương, để hiển thị lại cán bộ nhân viên đó và khai báo lại quá trình cần truy lĩnh anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.

Để bảng truy lĩnh lên đúng số liệu ngoài việc khai báo đúng kỳ lương thực tế áp dụng thì quá trình truy lĩnh phải có hệ số , tỷ lệ + Hệ số chênh lệch bảo lưu (Hệ số CLBL) > hệ số tỷ lệ của quá trình trước đó + Hệ số CLBL nếu có của quá trình trước đó.