Làm thế nào để cập nhật thông tin hàng loạt cho cán bộ nhân viên?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị cách sử dụng tính năng cập nhật hàng loạt để cập nhật 1 số thông tin cho toàn bộ CBNV hoặc nhiều CBNV khi có thay đổi về thông tin như quá trình lương,  khoản phụ cấp, thay đổi chương, khoản của các quá trình lương, phụ cấp đã khai báo để thay đổi thông tin chương, khoản tương ứng trên các bảng tính lương, phụ cấp, mã số thuế, người phụ thuộc… Giúp anh/chị tiết kiệm thời gian, nhanh chóng cập nhật thông tin thay đổi cho nhiều CBVN, tránh phải mở từng cán bộ nhân viên lên và chỉnh sửa thủ công.

Lưu ý:

• Trường hợp cần thêm hàng loạt quá trình phụ cấp mới cho cán bộ nhân viên thì vào cập nhật hàng loạt phải thực hiện thêm dòng mới để khai báo quá trình phụ cấp mới. Thao tác thêm dòng phải thao tác lặp lại cho từng cán bộ nhân viên cần khai báo quá trình phụ cấp mới.
• Hướng dẫn này áp dụng cho việc cập nhật thông tin cho danh sách cán bộ nhân viên đã khai báo. Để cập nhật thêm danh sách cán bộ nhân viên anh/chị làm như sau
  • Thêm từng cán bộ nhân viên, xem hướng dẫn tại đây.
  • Cập nhật danh sách cán bộ nhân viên từ Excel, xem hướng dẫn tại đây.

Nội dung gồm 2 cách cập nhật:

• Nhập khẩu từ Excel: Hướng dẫn lấy file mẫu và nhập khẩu thông tin vào phần mềm.
• Tự nhập trên phần mềm: Cập nhật đồng thời thông tin cho nhiều cán bộ nhân viên.

2. Các bước thực hiện

2.1. Cách 1: Cập nhật hàng loạt bằng cách tự nhập thông tin

Bước 1: Vào Cán bộ nhân viên.

Bước 2: Nhấn Tiện ích\ Chọn Cập nhật thông tin hàng loạt

Bước 3: Chọn thông tin cần cập nhật\Tích chọn Tự nhập\ Nhấn Tiếp tục.

Muốn cập nhật thông tin nào thì chọn thông tin đó:

• Chọn Loại thông tin cần cập nhật:

• • Thông tin chung: Ngày vào đơn vị, loại cán bộ, phòng ban, trạng thái làm việc, biên chế, mail, số tài khoản ngân hàng,…
  • Quá trình lương: Thông tin chương khoản, tiểu mục của các quá trình lương,…
  • Quá trình phụ cấp: Thông tin quá trình phụ cấp theo từng loại phụ cấp tại đơn vị
  • Thông tin bảo hiểm: Thay đổi hoặc xóa bỏ danh sách nộp Kinh phí công đoàn (KPCĐ) hay chính là sửa, xóa tỷ lệ cơ quan đóng, người lao động đóng, công thức tính từng loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và 2% Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
  • Thông tin thuế TNCN: Thông tin về cá nhân cư trú, mã số thuế, số CCCD,…
  • Người phụ thuộc: Cập nhật thông tin về người phụ thuộc

• Chọn thông tin chi tiết trong từng loại thông tin cần cập nhật.

Lưu ý:

• • Với thông tin mã số thuế: Mã số thuế được liên kết với loại giấy tờ và số giấy tờ (CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu). Nếu loại giấy tờ là CCCD, mã số thuế mặc định là số CCCD. Vì vậy, khi cập nhật mã số thuế, anh/chị cần tích chọn cả Loại giấy tờ và Số giấy tờ.
  • Với các thông tin dạng danh sách như quá trình lương, quá trình phụ cấp, người phụ thuộc có 2 lựa chọn:

• • • Thêm mới: Giữ nguyên thông tin hiện có và thêm thông tin mới.
    • Sửa đổi: Thay đổi thông tin/quá trình đã có.

Anh/chị chọn Thêm mới hoặc Sửa đổi tùy theo nhu cầu. Với các thông tin không phải dạng danh sách không có mục này để chọn, phần mềm mặc định là sửa đổi.

• Chọn Phạm vi cập nhật: Chọn Tất cả hoặc nhấn Tùy chọn cán bộ nhân viên và chọn các cán bộ nhân viên cần cập nhật
• Nhấn Tiếp tục

Bước 4: Tại bảng thông tin hiện ra anh/chị nhập thông tin tương ứng rồi nhấn Lưu để hoàn thành nhập khẩu.

Lưu ý: Với thông tin dạng danh sách, anh/chị chọn Thêm → Thêm hàng bên trên hoặc Thêm hàng bên dưới để thêm dòng khai báo khi một cán bộ có nhiều dòng thông tin.

2.2. Cách 2: Cập nhật hàng loạt bằng cách nhập khẩu excel

Bước 1: Vào Cán bộ nhân viên

Bước 2: Nhấn Tiện ích\Cập nhật thông tin hàng loạt

Bước 3: Chọn thông tin cần cập nhật\Tích chọn Nhập khẩu Excel\ Nhấn Tiếp tục.

Chọn Loại thông tin cần cập nhật:

• Thông tin chung: Ngày vào đơn vị, loại cán bộ, phòng ban, trạng thái làm việc, biên chế, mail, số tài khoản ngân hàng,…
• Quá trình lương: Thông tin chương khoản, tiểu mục của các quá trình lương,…
• Quá trình phụ cấp: Thông tin quá trình phụ cấp theo từng loại phụ cấp tại đơn vị
• Thông tin bảo hiểm: Thay đổi hoặc xóa bỏ danh sách nộp Kinh phí công đoàn (KPCĐ) hay chính là sửa, xóa tỷ lệ cơ quan đóng, người lao động đóng, công thức tính từng loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và 2% Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
• Thông tin thuế TNCN: Thông tin về cá nhân cư trú, mã số thuế, số CCCD,…
• Người phụ thuộc: Cập nhật thông tin về người phụ thuộc

Chọn thông tin chi tiết trong từng loại thông tin cần cập nhật.

Tích chọn Nhập khẩu Excel\ Nhấn Tiếp tục.

Lưu ý:

• Với thông tin mã số thuế: Mã số thuế được liên kết với loại giấy tờ và số giấy tờ (CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu). Nếu loại giấy tờ là CCCD, mã số thuế mặc định là số CCCD. Vì vậy, khi cập nhật mã số thuế, anh/chị cần tích chọn cả Loại giấy tờ và Số giấy tờ.
• Với các thông tin dạng danh sách như quá trình lương, quá trình phụ cấp, người phụ thuộc có 2 lựa chọn:
  • Thêm mới: Giữ nguyên thông tin hiện có và thêm thông tin mới.
  • Sửa đổi: Thay đổi thông tin/quá trình đã có.

  Anh/chị chọn Thêm mới hoặc Sửa đổi tùy theo nhu cầu. Với các thông tin không phải dạng danh sách không có mục này để chọn, phần mềm mặc định là sửa đổi.

Bước 4: Tải tệp nhập khẩu\Nhấn Tiếp tục.

1. Nhấn Tải tệp lên và chọn file cần nhập khẩu.

Lưu ý: Hiện tại phần mềm chưa có file mẫu để nhập khẩu, anh/chị có thể tự thiết kế file mẫu có các cột thông tin cần có để nhập khẩu hoặc thực hiện theo hướng dẫn tại đây để lấy file mẫu rồi nhập khẩu vào phần mềm cho chính xác.

2. Chọn Tiêu chí định danh, sheet dữ liệu, dòng bắt đầu tiêu đề, dòng kết thúc tiêu đề

• Tiêu chí định danh: Là tiêu chí giúp phần mềm phân biệt các bộ nhân viên trên file Excel. Mặc định là Số hiệu cán bộ. Có thể chọn Họ và tên nếu muốn. Tiêu chí được chọn bắt buộc phải có trên file Excel và không được trùng nhau.
• Sheet dữ liệu: Là sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu trên file Excel.
• Dòng bắt đầu tiêu đề: Là số thứ tự của dòng đầu tiên chứa tên các cột thông tin.
• Dòng kết thúc tiêu đề: Là số thứ tự của dòng cuối cùng chứa tên các cột thông tin.

(Tiêu đề chính là tiêu đề các cột trên file excel)

3. Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước ghép dự liệu

Bước 5: Ghép dữ liệu\Nhấn Tiếp tục.

Nếu tiêu đề cột trên file Excel trùng với thông tin cần nhập, phần mềm sẽ tự động ghép tương ứng.

Nếu tiêu đề cột trên file Excel khác, anh/chị chọn cột tương ứng với từng thông tin cần cập nhật.

Bước 6: Kiểm tra và hoàn thành nhập khẩu

Phần mềm hiển thị dữ liệu nhập khẩu dưới dạng bảng Excel. Anh/chị kiểm tra và có thể chỉnh sửa thông tin nếu cần.

• Nếu thông tin đã chính xác, nhấn Lưu để hoàn thành nhập khẩu.
• Nhấn Quay lại nếu muốn trở về bước trước.
• Nhấn Hủy nếu muốn hủy thao tác.