1. Tổng quan
- Hướng dẫn lập, in chứng từ thanh toán theo mẫu số 20 (Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng).
- Cách tùy chỉnh, gom các cán bộ nhân viên vào đúng nhóm công chức, viên chức hay lao động hợp đồng trên mẫu này.
- Hướng dẫn cách xử lý khi số tiền trên bảng thanh toán 20 bị lệch so với các bảng tính lương, phụ cấp, truy lĩnh,… đã lập do bị làm tròn.
2. Các bước thực hiện
2.1. Lập bảng thanh toán 20
1. Vào menu Tính lương/Chứng từ chi trả. Anh/chị chọn Lập bảng thanh toán.
- Chọn Kỳ lương: Kỳ lương để lập chứng từ phần mềm sẽ lấy lên danh sách bảng tính tương ứng với kỳ lương đó
- Chọn Bảng tính: Chứng từ được lập dựa trên bảng tính nào để lấy số liệu
- Nếu muốn tận dụng từ bảng 20 đã lập để đỡ mất thời gian lập bảng 20, anh/chị tích Chọn mẫu bảng thanh toán đã lập và chọn bảng thanh toán 20 đã lập trước đó.
- Nếu muốn lập riêng theo ngân hàng thụ hưởng tích Lập riêng theo ngân hàng thụ hưởng sau đó chọn tên ngân hàng.
- Chọn Đồng ý
- Phần mềm hiển thị mẫu 20 từ bảng 20 đã lập bao gồm: Gom nhóm cán bộ nhân viên, công thức tính và cấu hình cột)
- Chương trình sẽ hiển thị mẫu 20 như file excel giúp kế toán có thể tùy chỉnh mẫu như trên excel, có thể co kéo cột/hàng để thay đổi độ rộng cho phù hợp.
- Khi bảng 20 của đơn vị tháng này có nhiều cột hơn tháng trước, hoặc nhiều cột hơn bảng mặc định của phần mềm. Vì vậy, kế toán cần thêm cột và căn chỉnh (nếu có) cho các cột này. Để thêm/bớt cột kế toán chọn vào cột muốn thêm/bớt, nhấn chuột phải chọn chèn cột cột.
Ví dụ: Cột (8) bao gồm 2 cột con là Thưởng tết dương lịch và Thưởng bồi dưỡng học sinh giỏi. Lúc này, kế toán chọn cột (8) nhấn chuột phải và chọn chèn cột.
Cột (8) sẽ được bổ sung thêm 1 cột như sau:
Nhấn chuột phải và chọn thêm hàng
bổ sung tiêu đề Thưởng tết dương lịch và Thưởng bồi dưỡng học sinh giỏi.
Kế toán cần thiết lập công thức cho các cột trên bảng 20 để khi in, báo cáo lấy đúng các khoản đã được thiết lập trong mỗi cột. Kế toán thực hiện như sau. Chọn vào ô màu vàng muốn đặt công thức, chọn công thức tương ứng, chọn Đồng ý. Ví dụ: Tại cột Tiền thưởng (8) kế toán muốn thể hiện Số tiền thưởng
2.2. Gom nhóm CBNV
Trên bảng 20 : Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng quy định có 4 nhóm:
- Nhóm I: Công chức
- Nhóm II: Viên chức
- Nhóm III: Lao động hợp đồng
- Nhóm IV: Đối tượng khác
Khi đơn vị có thay đổi cán bộ nhân viên giữa các nhóm, hay cán bộ nhân viên hiện không đúng nhóm trên mẫu 20 như cán bộ đã là viên chức/ công chức nhưng vẫn hiện ở mục Lao động hợp đồng,… anh/chị thực hiện như sau
- Tại giao diện lập bảng thanh toán 20 anh/chị chọn Dữ liệu\Nhóm CBNV
Hoặc vào Tính lương\Chứng từ chi trả\ tích đúp vào bảng thanh toán đã lập\Nhấn Sửa rồi chọn Dữ liệu\Nhóm CBNV.
2. Phần mềm hiển thị 4 nhóm CBNV anh/chị chọn biểu tượng thêm nhân viên bênh cạnh dấu “…” ở dòng đầu mỗi nhóm để thêm cán bộ nhân viên vào nhóm.
3. Tích chọn CBNV cụ thể vào nhóm, chọn Đồng ý.
Nếu muốn xóa CBNV ra khỏi nhóm thì nhấn vào dấu X ở dòng cán bộ nhân viên cần xóa khỏi nhóm.
4. Các nhóm khác anh/chị chọn CBNV tương tự như trên.
5. Nếu đơn vị theo dõi CBNV theo nhóm khác anh/chị chọn Thêm nhóm để thêm nhóm CBNV theo nhu cầu của đơn vị.
6. Sau đó chọn Đồng ý phần mềm sẽ phân nhóm CBNV như anh/chị mới thiết lập.
2.3. In biểu mẫu, chia sẻ biểu mẫu
Sau khi lưu anh/chị chọn vào biểu tượng in để in bảng 20 để nộp lên cấp trên hoặc lưu trữ.
- Để chia sẻ mẫu cho đơn vị hoặc khách hàng anh/chị chọn biểu tượng … chọn Chia sẻ mẫu.
- Tích chọn đơn vị muốn chia sẻ báo cáo, chọn đồng ý, phần mềm sẽ tự động gửi báo cáo này đến các đơn vị đã được chọn.
- Hoặc Chọn Sao chép lên kết để chia sẻ sau đó gửi cho khách hàng hoặc đơn vị khác để chia sẻ mẫu 20
2.4. Đơn vị nhận báo cáo được chia sẻ
Đối với đơn vị được chia sẻ báo cáo, sau khi đăng nhập vào phần mềm, họ sẽ nhận được thông báo về báo cáo đã được chia sẻ. Khi chọn thông báo này, phần mềm cho phép đơn vị lập mẫu 20 theo mẫu đã được chia sẻ.
Ngoài ra, đơn vị cũng có thể truy cập trực tiếp vào liên kết báo cáo đã được chia sẻ.
- Nếu đơn vị muốn lập bảng thanh toán 20 theo mẫu, anh/chị chỉ cần chọn Lập bảng thanh toán 20 theo mẫu
- Mẫu mới sẽ tự động lấy toàn bộ các thiết lập về công thức, thuyết minh, và các thông tin liên quan từ mẫu được chia sẻ.
- Anh/chị tích chọn Sử dụng cả mẫu nhóm CBNV sau đó nhấn Đồng ý
Chọn các tham số làm căn cứ để lập bảng thanh toán 20. Sau khi hoàn tất, phần mềm sẽ tự động lập bảng thanh toán 20
- Chọn Lưu
3. Lưu ý
Nếu số tiền trên Bảng thanh toán 20 bị chênh lệch nhỏ (khoảng 1 hoặc vài đồng) so với tổng tiền trên các bảng lương, phụ cấp, truy lĩnh, thu nhập khác… thì nguyên nhân thường do làm tròn số.
Anh/chị có thể kiểm tra từng cán bộ xem cán bộ nào bị làm tròn và nhập lại thủ công số tiền của cán bộ đó để điều chỉnh. Trường hợp có nhiều cán bộ bị chênh lệch, anh/chị nên thực hiện làm tròn cột “Thực lĩnh” trên các bảng lương, phụ cấp, truy lĩnh… theo hướng dẫn tại đây trước, sau đó lập lại Bảng thanh toán 20.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
