Chứng từ khấu trừ thuế

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

– Theo quy định của Cơ quan thuế: khi đơn vị chi trả các khoản thu nhập cho cá nhân đã khấu trừ thuế TNCN thì phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó trong các trường hợp sau:

• CBNV nghỉ việc/luân chuyển/điều động trong năm ngân sách.
• Đối tượng vãng lai và các đối tượng ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
• Các CBNV có thu nhập từ nhiều nơi, không ủy quyền quyết toán thuế tại đơn vị.

– Trước đây theo quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC, đơn vị sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo hình thức tự in hoặc đặt in.

– Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022,  các tổ chức, đơn vị chuyển đổi sang hình thức cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo hình thức tự in. Trong trường hợp vẫn còn chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC cũ, thì đơn vị vẫn có thể tiếp tục sử dụng các số chứng từ còn lại trong năm.

2. Với các đơn vị HCSN đang sử dụng phần mềm MISA SalaGov thực hiện sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử như thế nào?

• Đơn vị có thể thực hiện lập công văn hủy chứng từ giấy đang sử dụng và nộp trực tiếp tại Cơ quan thuế nếu muốn. Mẫu công văn tải tại đây (Ghi chép/Sổ tay NVKD/Sản phẩm khối HCSN/MISA SalaGov/Hướng dẫn sử dụng MISA SalaGov/mục 10)
• Lập hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC gửi Cơ quan thuế. Mẫu hồ sơ tải tại đây (Ghi chép/Sổ tay NVKD/Sản phẩm khối HCSN/MISA SalaGov/Hướng dẫn sử dụng MISA SalaGov/mục 11)
• Sau khi bộ hồ sơ đăng ký đã được Cơ quan thuế phê duyệt, thực hiện thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và phát hành mẫu ngay trên phần mềm.
• Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN, sau khi lập có thể xuất khẩu ra file PDF để gửi cho CBNV.
• Lập bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế ngay trên phần mềm. Riêng với phần nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, phần mềm sẽ cập nhật ngay khi Cơ quan thuế có ban hành mẫu bảng kê theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Xem phim hướng dẫn

Cụ thể như sau

Bước 1: Thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế

1. Sau khi nộp bộ hồ sơ đăng ký cho cơ quan thuế và đã được cơ quan thuế chấp nhận thì tại phần mềm MISA SalaGov, dựa vào mẫu chứng từ đã đăng ký, anh chị thực hiện thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế bằng cách vào biểu tượng hệ thống tại góc trên bên phải màn hình, nhấn Mẫu số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế.

2. Sau đó nhấn Thêm mẫu số ký hiệu để phát hành mẫu để làm căn cứ lập chứng từ khấu trừ thuế.

3. Nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu.

4. Khi nhấn Lưu, mẫu số sẽ ở trạng thái Chưa phát hành.

5. Còn khi nhấn Phát hành thì anh/chị có thể dùng mẫu này để lập chứng từ khấu trừ thuế.

Lưu ý: Trong 1 kỳ thì anh chị chỉ có thể lập 1 ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế.

Bước 2: Lập chứng từ khấu trừ thuế với mẫu số và ký hiệu đã được phát hành

1. Tại bước này, anh/chị truy cập vào phân hệ Thuế, chọn menu Thuế TNCN/Chứng từ khấu trừ thuế/tab Chứng từ và thực hiện lập chứng từ để làm căn cứ lập bảng kê.

2. Chọn CBNV, chọn khoảng thời gian lập chứng từ. Phần mềm tự động hiển thị Mẫu số, Ký hiệu theo mẫu số, ký hiệu chứng từ khẩu trừ thuế mà anh chị đã phát hành ở trên. Nhấn Tiếp tục.

3. Khi đó phần mềm sẽ tự động lấy lên khoản TNCN đã khấu trừ thuế trong khoảng thời gian đã chọn, anh/chị có thể sửa nhanh thông tin số tiền.

4. Sau đó anh chị thực hiện ký số. Sau khi đã ký số, phần mềm sẽ tự động cập nhật Số chứng từ và anh/chị sẽ không thể sửa lại chứng từ nữa. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN sau khi lập có thể xuất khẩu ra PDF hoặc Excel để gửi cho CBNV.

Bước 3: Lập bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế

1. Tại bước này, anh/chị vài tab Bảng kê sử dụng chứng từ và nhấn Lập bảng kê, chọn quý lập bảng kê tương ứng với khoảng thời gian lập chứng từ.

2. Phần mềm sẽ tự động lập bảng kê sử dụng chứng từ.

3. Riêng với phần nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, phần mềm sẽ cập nhật ngay khi Cơ quan thuế có ban hành mẫu bảng kê theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.