Lập chứng từ thanh toán thấy số liệu không đúng thì làm thê nào ?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý khi lập chứng từ thanh toán (Hay chính là giấy rút) cá nhân, bảo hiểm, kinh phí công đoàn thấy không đúng số tiền, chênh lệch so với bảng tính lương, phụ cấp, truy lĩnh, thu nhập khác, truy thu, bảng tính thuế đã tính, hoặc tiểu mục lên sai,…

2. Cách xử lý

2.1. Trường hợp lệch số tiền nhỏ khoảng một hoặc vài đồng

Nguyên nhân: Do số liệu bị làm tròn

Giải pháp: Thực hiện tự gõ tay tại dòng chi tiết để điều chỉnh hoặc sử dụng chức năng Bù trừ chênh lệch ngay trên chứng từ để bù trừ theo hướng dẫn tại đây.

2.2. Trường hợp lệch số tiền lớn

Nguyên nhân: Do chứng từ thanh toán hiển thị theo chương, khoản, tiểu mục nên các khoản lương, phụ cấp, thu nhập khác,.. của từng cán bộ nhân viên cần được khai báo đầy đủ các thông tin này. Trường hợp không khai báo sẽ không được lấy dữ liệu lên chứng từ chi trả làm cho chứng từ chi trả lệch với bảng tính đã tính.

Giải pháp: 

Bước 1: Kiểm tra lệch tiểu mục nào, tiểu mục lương, phụ cấp hay thu nhập khác,…

Lưu ý: Anh/chị có thể nhấn vào Đối chiếu số liệu trên chứng từ thanh toán để xem cách lấy số liệu của từng dòng dữ liệu trên chứng từ thanh toán ( tương ứng với từng chương, khoản, tiểu mục) được lấy từ đâu trên bảng tính tương ứng, và kiểm tra xem thiếu cán bộ nào đang không được lấy lên.

Bước 2: Thực hiện bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho khoản lương, phụ cấp, thu nhập khác,… của các cán bộ bị thiếu.

• Để bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho các khoản lương, phụ cấp: Vào Cán bộ nhân viên\Gõ tên cán bộ nhân viên không được lấy số liệu lên chứng từ thanh toán để tìm kiếm\Tích đúp vào cán bộ để mở\Nhấn Sửa và bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho khoản lương, phụ cấp thiếu.
• Để bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho khoản thu nhập khác anh/chị vào Danh mục\Thu nhập khác để sửa.

Lưu ý: Trường hợp có quá nhiều cán bộ thiếu hoặc chưa xác định được cụ thể khoản lương, phụ cấp của cán bộ nào thiếu anh/chị có thể vào Cán bộ nhân viên\Tiện ích\Cập nhật hàng loạt, chọn lần lượt thông tin lương và phụ cấp  để kiểm tra xem có cán bộ nào bị trống chương, khoản, tiểu mục thì bổ sung và cập nhật lại. Xem hướng dẫn cập nhật hàng loạt tại đây.

Bước 3: Lập lại hoặc thêm bảng lương, phụ cấp mới, thu nhập khác mới, … để cập nhật đầy đủ chương, khoản, tiểu mục cho các khoản lương, phụ cấp, thu nhập khác đã khai báo.

Bước 4: Thực hiện lập lại chứng từ thanh toán và kiểm tra lại.

2.3. Tiểu mục trên chứng từ thanh toán chưa đúng

Anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.

3. Lưu ý

Các bảng tính lương, phụ cấp, truy lĩnh,… số liệu cần được lập đúng trước khi lập chứng từ thanh toán. Nếu bảng lương, phụ cấp số tiền không đúng anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn tại đây.