Một số tình huống thường gặp khi lập bảng truy lĩnh nâng lương, phụ cấp

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị xử lý một số tình huống thường gặp khi lập bảng tính truy lĩnh như:

• Lập bảng tính truy lĩnh không lên cán bộ cần truy lĩnh
• Lập bảng tính truy lĩnh không lên đúng số tháng, số ngày lẻ truy lĩnh.
• Lập bảng tính truy lĩnh\Nhấn Tính truy lĩnh không lên số liệu, hoặc báo lỗi công thức không tính được số liệu.
• Lập bảng tính truy lĩnh không hiện mức hưởng cũ
• Truy lĩnh nâng lương, phụ cấp theo mức lương cơ sở cũ và mới/theo nhiều mức lương cơ sở

2. Cách xử lý

2.1. Lập bảng tính truy lĩnh không lên cán bộ cần truy lĩnh

Anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.

2.2. Lập bảng tính truy lĩnh không lên đúng số tháng, số ngày lẻ truy lĩnh

Nguyên nhân: Do khai báo chưa đúng quá trình truy lĩnh, quá trình nghỉ của cán bộ, mức hưởng lương/phụ cấp trong thời gian nghỉ hoặc thông tin Ngày vào đơn vị của cán bộ cần truy lĩnh.

Giải pháp:

• Khi tính truy lĩnh, phần mềm sẽ tính từ ngày hưởng ghi trong quyết định đến tháng liền trước kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng -> Để lên đúng số tháng, số ngày lẻ truy lĩnh anh/chị cần khai báo đúng thông tin từ ngày, kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng của quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh
• Đối với cán bộ có thời gian nghỉ (như nghỉ thai sản, nghỉ không lương,…) trong giai đoạn truy lĩnh, cần cần kiểm tra:
  •  Theo dõi công → Chế độ xem Loại công: Chọn loại công tương ứng và kiểm tra đã khai báo đúng thời gian nghỉ.
  • Thiết lập → Mức hưởng theo từng loại công: Kiểm tra đã thiết lập đúng tỷ lệ hưởng các khoản phụ cấp cần truy lĩnh.
  • Chỉ khi thiết lập tỷ lệ hưởng khoản lương, phụ cấp cần truy lĩnh thì hệ thống mới cộng thời gian nghỉ vào số tháng, số ngày lẻ truy lĩnh. Anh/chị cũng có thể sửa tay trực tiếp các thông tin số tháng, số ngày lẻ, số tháng truy lĩnh bảo hiểm, tỷ lệ hưởng,… nếu lập bảng truy lĩnh thấy các cột này chưa đúng.

  • Ví dụ: Cán bộ nghỉ thai sản từ tháng 1–6/2026 vẫn hưởng 100% phụ cấp ưu đãi nghề; từ tháng 7/2026 không còn được hưởng.

    Khi truy lĩnh lương, phụ cấp cho giai đoạn tháng 1–6/2026, thiết lập mức hưởng cho loại công thai sản hưởng 100% phụ cấp ưu đãi nghề. Sau khi truy lĩnh xong, trước khi lập bảng lương tháng 7/2026, bỏ thiết lập này.

• Đối với cán bộ mới tiếp nhận trong thời gian truy lĩnh cần khai báo đúng thông tin Ngày vào đơn vị trong phần Thông tin công việc để phần mềm thực hiện truy lĩnh từ thời gian về đơn vị. Chi tiết anh/chị xem hướng dẫn tại đây.

2.3. Nhấn Tính truy lĩnh khi lập bảng tính truy lĩnh báo lỗi không lên số liệu

Nguyên nhân: Do khai báo sai thông tin từ ngày, ngày kết thúc hưởng của quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh hoặc quá trình trước đó.

Giải pháp: Khi khai báo quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh cần đảm bảo nguyên tắc:

1. Thông tin Từ ngày

• Là ngày mức lương/phụ cấp mới có hiệu lực theo quyết định.
• Các quá trình của cùng một loại phụ cấp không được trùng Từ ngày.
• Đối với CBNV mới chuyển về đơn vị, Từ ngày là ngày có hiệu lực của quyết định lương/phụ cấp, không phải ngày vào đơn vị.

Lưu ý: Từ ngày của quá trình có hệ số/tỷ lệ cao hơn cần truy lĩnh phải lớn hơn Từ ngày của quá trình trước đó.

2. Thông tin Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng

• Là kỳ lương đơn vị bắt đầu chi trả mức lương/phụ cấp mới.
• Nếu kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng muộn hơn tháng của thông tin Từ ngày, quá trình đó sẽ phát sinh truy lĩnh.
• Chỉ truy lĩnh khi hệ số hoặc tỷ lệ của quá trình mới cao hơn quá trình trước.

3. Ngày kết thúc hưởng của quá trình lương, phụ cấp trước đó để trống.

4. Ví dụ

CBNV vào đơn vị từ 01/04/2026, hưởng phụ cấp ưu đãi 35%. Tháng 7 có quyết định nâng lên 45% và truy lĩnh từ 01/04 đến 30/06.

Để tính đúng:

• Tháng 4–5: tỷ lệ hưởng 85% (thử việc).
• Tháng 6: tỷ lệ hưởng 100%.

Khai báo như sau:

Quá trình lương

• Quá trình 1: Từ ngày 01/04/2026, nhập hệ số và tỷ lệ hưởng 85%. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng là 04/2026.
• Quá trình 2: Từ ngày 01/06/2026, nhập hệ số và tỷ lệ hưởng 100%. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng là 06/2026

Quá trình phụ cấp

• Quá trình 1: Tỷ lệ 35%, tỷ lệ hưởng 100%, Từ ngày 31/03/2026 (hoặc trước 01/04/2026). Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng trùng với tháng của thông tin từ ngày là 03/2026 để không truy lĩnh quá trình này.
• Quá trình 2: Tỷ lệ 45%, tỷ lệ hưởng 100%, Từ ngày 01/04/2026. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng là kỳ lương thực tế chi trả và lớn hơn Tháng của thông tin từ ngày nên để là 07/2026.

2.4. Lập bảng tính truy lĩnh không lên mức hưởng cũ

Biểu hiện:

Vào Tính lương → Truy lĩnh → Thêm truy lĩnh nâng lương, khai báo tham số và nhấn Đồng ý. Tại màn hình danh sách cán bộ cần truy lĩnh, cột Mức hưởng cũ không có dữ liệu.

Nguyên nhân:

Khi khai báo quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh (thủ công hoặc cập nhật hàng loạt), anh/chị đã sửa trực tiếp quá trình cũ thay vì thêm một quá trình mới.

Giải pháp:

• Khôi phục lại quá trình lương, phụ cấp cũ đúng như ban đầu (có thể sử dụng chức năng Cập nhật hàng loạt).
• Sau đó thêm một quá trình mới với mức lương, phụ cấp cần truy lĩnh (có thể thêm thủ công hoặc bằng Cập nhật hàng loạt).
• Khi thêm bằng Cập nhật hàng loạt, chọn Thêm → Thêm hàng bên trên hoặc Thêm hàng bên dưới để tạo dòng quá trình mới cho từng cán bộ. Không sửa trực tiếp trên quá trình cũ.

Ví dụ

Cần cập nhật phụ cấp ưu đãi nghề từ 35% lên 45% từ 01/01/2026 và tính truy lĩnh vào kỳ lương 08/2026. Nếu đã cập nhật nhầm quá trình cũ từ 35% thành 45%, hãy:

1. Cập nhật lại quá trình cũ về 35% (ví dụ: từ ngày 01/01/2025, kỳ lương áp dụng 01/2025).
2. Thêm một quá trình mới với mức 45%, từ ngày 01/01/2026, kỳ lương bắt đầu áp dụng 08/2026.

Anh/chị xem hướng dẫn cập nhật hàng loạt tại đây.

Nếu bảng truy lĩnh đã lên mức hưởng cũ nhưng in bảng truy lĩnh nâng lương không lên mức hưởng cũ anh/chị thực hiện sửa số liệu và thiết lập công thức theo hướng dẫn tại đây.

2.5. Truy lĩnh theo các mức lương cơ sở khác nhau

Khi lập bảng tính truy lĩnh nâng lương, phụ cấp, nếu trong thời gian truy lĩnh có thay đổi mức lương cơ sở, phần mềm sẽ tự động chia thời gian truy lĩnh thành các giai đoạn tương ứng theo từng mức lương cơ sở.

Ví dụ: Đơn vị truy lĩnh phụ cấp ưu đãi nghề từ 35% lên 45% kể từ 01/01/2026 và thực hiện truy lĩnh vào kỳ lương tháng 8/2026. Trong đó, mức lương cơ sở được khai báo là 2.340.000 đồng từ tháng 1 đến tháng 6 và 2.530.000 đồng từ tháng 7. Khi lập bảng tính truy lĩnh, phần mềm sẽ tự động tách thành 02 giai đoạn theo từng mức lương cơ sở để tính toán.

Tương tự, nếu trong thời gian truy lĩnh có thay đổi hệ số lương, phần mềm cũng sẽ tự động chia thành các giai đoạn truy lĩnh tương ứng theo thông tin quá trình lương đã khai báo.

Lưu ý: Để phần mềm lên đúng mức lương cơ sở theo từng giai đoạn anh/chị cần khai báo đúng thông tin Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng của mức lương cơ sở. Anh/chị xem hướng dẫn khai báo mức lương cơ sở tại đây.