Truy lĩnh nâng lương và tăng MLCS

Contents

Mục đích:

CBNV đến kỳ nâng lương, phụ cấp theo quy định nhưng chưa được ban hành Quyết định tương ứng, do vậy CBNV vẫn đang hưởng hệ số, tỷ lệ cũ. Khi Quyết định được ban hành, CBNV sẽ được tính lương, phụ cấp theo hệ số, tỷ lệ mới trên quyết định và truy lĩnh lại phần chênh lệch giữa thu nhập mới và thu nhập cũ chưa được hưởng.
Bên cạnh đó khi MLCS đã được tăng lên mức mới nhưng những tháng trước đơn vị vẫn trả theo MLCS cũ nên giờ cần truy lĩnh lại.
Trong thời gian truy lĩnh có thể vừa truy lĩnh do nâng lương, vừa truy lĩnh do tăng MLCS.

Ví dụ:

Nhân viên A được nâng lương với hệ số lương từ 3,0 lên 3,33 ngày hưởng 01/02/2023. Nhưng đến ngày 26/07/2023 đơn vị mới nhận được quyết định và được áp dụng mức lương mới..
Do đó từ 01/02/2023 – 26/7/2023 vẫn áp dụng mức lương cũ nên cần tính truy lĩnh do nâng lương cho nhân viên A trong khoảng thời gian trên.
Đồng thời, từ tháng 07/2023 MLCS đã được tăng từ 1.490.000 lên 1.800.000 nhưng đơn vị vẫn trả mức cũ tại tháng 07 và 08 nên cần truy lĩnh do tăng MLCS cho 2 tháng này.

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Khai báo quá trình lương, phụ cấp mới

1. Anh chị vào menu Cán bộ nhân viên\Tab Cán bộ nhân viên\Chọn CBNV có múc hưởng lương mới, phụ cấp mới.
2. Nếu CBNV có quá trình lương mới anh/chị chọn tab Quá trình lương\chọn Thêm để khai báo thêm quá trình lương.
- Hưởng lương theo: Chọn 1 trong 3 loại hưởng lương tại trường thông tin này, ở ví dụ trên chính là Hưởng lương theo hệ số
- Hệ số lương: Phần mềm có dự kiến trước hệ số lương mới của CBNV, anh/chị có thể sửa lại, ở ví dụ trên HSL mới là 3.33
- Ngày hưởng: Chính là Ngày hưởng lương, phụ cấp được ghi trong Quyết định ở ví dụ này là ngày 01/02/2023. Lưu ý: Nếu ngày hưởng rơi vào giữa tháng (mùng 02, mùng 05, 15, 20…) nhưng tại đơn vị muốn cho CBNV hưởng truy lĩnh tròn tháng thì anh chị nhập ngày 01 đầu tháng.
- Tháng bắt đầu tính: Chính là tháng thực tế mà CBNV bắt đầu được tính mức hưởng này trên bảng lương, ở ví dụ này cuối tháng 7/2023 nhận được Quyết định nên từ tháng 08/2023 CBNV bắt đầu được tính mức HSL 3.3. Do đó, tháng bắt đầu tính điền 08/2023.
Lưu ý: Thông tin Ngày hưởng và Tháng bắt đầu tính là 2 thông tin quan trọng để làm căn cứ tính truy lĩnh, phần mềm sẽ truy lĩnh bắt đầu từ Ngày hưởng đến (Tháng bắt đầu tính – 1).
- Ngoài ra, anh chị có thể khai báo thêm các thông tin kèm theo khác để lưu vết hồ sơ CBNV như Ngạch lương, Bậc lương, Số quyết định, Ngày quyết định...
Lưu ý: Ngoài cách khai báo trực tiếp trong Hồ sơ từng CBNV như trên, anh chị có thể khai báo bằng cách chọn tab Quyết định lương\Thêm quyết định\Nhập thông tin vào mẫu Thêm quyết định lương\Nhấn Lưu.

Hoặc tại tab Dự kiến nâng lương, phụ cấp\Cập nhật hồ sơ: Anh/chị tiến hành cập nhật hồ sơ cán bộ nhân viên.

3. Nếu CBNV quá trình phụ cấp mới anh/chị chọn tab Phụ cấp\chọn Thêm để khai báo thêm quá trình phụ cấp, anh/chị tiến hành khai báo khoản phụ cấp tương tự như Khai báo quá trình lương.

Bước 2: Thêm bảng truy lĩnh nâng lương & tăng MLCS

Vào Tính lương\Tính lương truy lĩnh, nhấn vào dấu mũi tên tại nút Thêm mới, chọn Thêm bảng truy lĩnh nâng lương & tăng MLCS.
Khai báo tham số trên bảng tính truy lĩnh:
- Tại Thông tin chung:
  - Truy lĩnh từ – Truy lĩnh đến: Chọn/Nhập thời gian được hưởng truy lĩnh (Trường hợp này anh/chị nhập truy lĩnh từ 02/2023 đến 08/2023).
  - Số hiệu: Nhập số hiệu bảng truy lĩnh.
  - Ngày lập: Mặc định ngày hiện tại, anh/chị có thể chỉnh sửa nếu muốn.
  - Loại cán bộ: Chọn trong danh mục có sẵn.
  - Phòng ban: Chọn trong danh mục có sẵn.
  - Tháng bắt đầu nâng MLCS: Chọn tháng bắt đầu nâng MLCS mới (Trường hợp này chọn 07/2023).
  - Mức lương cơ sở cũ – Mức lương cơ sở mới: Nhập theo thông tin thực tế (Trường hợp này nhập 1.490.000 – 1.800.000).
  - Khoản lương được nâng: Chọn trong danh mục các khoản lương, phụ cấp. (Trường hợp này chọn Lương hệ số).
  - Tên bảng truy lĩnh: Tự động lấy lên, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
- Tại Tính vào kỳ lương: Phần mềm mặc định tính vào kỳ lương tháng hiện tại. Anh/chị cũng có thể thay đổi cho phù hợp..
- Tại Phân bổ nguồn chi trả do nâng lương: Kế toán phân bổ thành 1 hoặc nhiều nguồn tùy theo cách phân bổ tại đơn vị. (Ví dụ đơn vị phân bổ mức 1.490.000 vào Nguồn ngân sách Tỉnh không tự chủ).
- Tại Phân bổ nguồn chi trả do tăng MLCS: Kế toán phân bổ vào 1 trong các nguồn tại danh mục. (Ví dụ: đơn vị phân bổ mức chênh lệch 310.000 do tăng MLCS vào Nguồn khác)
- Khi đó, phần mềm sẽ tách 1 bảng tổng truy lĩnh do nâng lương & tăng MLCS từ 02/2023 đến 08/2023 thành 2 bảng con:
  - 1 bảng truy lĩnh do nâng lương từ 02/2023 đến 08/2023 Nguồn ngân sách Tỉnh không tự chủ.
  - 1 bảng truy lĩnh do tăng MLCS từ 07/2023 đến 08/2023 Nguồn khác.
    (Lưu ý: Nếu đơn vị phân bổ phần nâng lương và tăng MLCS cùng vào 1 nguồn giống nhau thì vào Tùy chọn tính lương\Tùy chọn phân bổ nguồn\Phân bổ vào 1 nguồn).
- Chọn Cách tính bảng lương và Nguồn bù trừ theo thực tế đơn vị.

Bước 3: Kiểm tra kết quả bảng truy lĩnh

Chọn Tính lương truy lĩnh.
Phần mềm tự động tính truy lĩnh tại đơn vị dựa trên thông tin đã khai báo:
- Lấy lên tất cả CBNV được tăng MLCS, trong đó CBNV nào được truy lĩnh do nâng lương thì sẽ được tính truy lĩnh đồng thời cả nâng lương & tăng MLCS.
- Với những người được nâng lương, phụ cấp thì phần mềm dựa vào thông tin Thời gian truy lĩnh đã khai báo, phần mềm sẽ lấy lên tất cả CBNV có thông tin Ngày hưởng trong Quá trình lương, Phụ cấp thuộc Thời gian truy lĩnh này và người đó chưa được tính lương, phụ cấp mới của những tháng lẽ ra đã được hưởng.
- Ví dụ: CBNV có Ngày hưởng hệ số lương mới là 01/02/2023, tháng cuối cùng CBNV vẫn bị tính lương cũ trên bảng lương là tháng 07. Khi đó trên bảng truy lĩnh, CBNV này được tách thành 3 dòng tương ứng với từng giai đoạn:
  - Dòng 1: Truy lĩnh do nâng HSL 5 tháng do tăng HSL tháng (Từ tháng 02 đến 06).
  - Dòng 2: Truy lĩnh do nâng HSL và tăng MLCS 1 tháng (tháng 07).
  - Dòng 3: Truy lĩnh do tăng MLCS 1 tháng (tháng 08).
Trường hợp cần thay đổi, cập nhật thông tin sau khi lập bảng truy lĩnh, nhấn Sửa. Thay đổi thông tin và nhấn Cất để lưu.
Để thêm CBNV được tính truy lĩnh lương, nhấn vào dấu “ba chấm”, nhấn Chọn. Tích chọn CBNV cần thêm vào danh sách. Nhấn Đồng ý.
Để loại bỏ CBNV khỏi danh sách, tích chọn CBNV, nhấn vào dấu “ba chấm”, chọn Loại bỏ.
Để in bảng truy lĩnh, nhấn In và chọn mẫu in mong muốn.
Để cập nhật bảng tính truy lĩnh vào bảng lương đã có, nhấn vào dấu ba chấm, chọn Cập nhật bảng lương. Chọn bảng lương để cập nhật, nhấn Đồng ý.