Hướng dẫn lập bảng tính lương, phụ cấp

2.1.1. Cách 1: Thêm mới bảng lương

Áp dụng khi đơn vị cần lập bảng lương mới khác với tháng trước, đặc biệt trong trường hợp muốn lấy số liệu từ bảng chấm công. Anh/chị thực hiện như sau:

Lưu ý:

• Với cán bộ nhân viên mới tiếp nhận, để tính lương chính xác từ ngày tiếp nhận, anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.
• Để loại bỏ/xóa bớt dòng của các cán bộ nhân viên không có phát sinh trong kỳ lương như nghỉ việc, nghỉ hưu, điều chuyển trên bảng lương anh/chị cần khai báo theo hướng dẫn tại đây trước khi lập bảng lương.

1. Anh/chị vào Menu Tính lương\ tab Lương, phụ cấp

2. Nhấn Thêm Bảng lương để phần mềm tự động tổng hợp số liệu của bảng lương dựa trên danh sách CBNV, phòng ban, bảng tổng hợp công (nếu có) anh/chị đã khai báo trước đó.

3. Anh/chị khai báo thông tin để làm căn cứ tính lương, phụ cấp bao gồm:

• Kỳ lương: Phần mềm mặc định là tháng hiện tại (có thể chỉnh sửa nếu muốn lập bảng lương tháng khác)
• Năm: Phần mềm lấy lên năm dữ liệu
• Mức lương cơ sở: Phần mềm tự lấy Mức lương cơ sở đã khai báo đang được áp dụng.
• Nếu đơn vị không sử dụng thông tin theo dõi nghỉ của CBNV để lên bảng lương, anh/chị không tích Sử dụng theo dõi công, phần mềm tính đủ công (Số ngày hưởng nguyên lương = Số công chuẩn) cho CBNV khi tính lương
• Nếu đơn vị sử dụng thông tin theo dõi nghỉ của CBNV để lên bảng lương, anh/chị tích chọn Sử dụng Theo dõi công, chọn Phạm vi công là quá trình công làm căn cứ để tính lương. ví dụ: Anh/chị lập bảng lương cho kỳ lương tháng 9 thì có thể chọn:
  • Chọn phạm vi công là quá trình công tháng 8 nếu muốn tính lương tháng 9 dựa theo quá trình công tháng 8 để trừ ngày nghỉ không lương,..của tháng 8.
  • Chọn phạm vi công là quá trình công tháng 9, nếu muốn tính lương tháng 9 dựa theo quá trình công tháng 9.
• Phạm vi tính: Anh/chị chọn phạm vi tính tương ứng theo hướng dẫn tại đây 
• Chọn Khoản lương, phụ cấp cần lập bảng tính, hoặc chọn Tất cả
• Tên bảng lương: Phần mềm tự động đặt tên bảng lương, anh/chị có thể chỉnh sửa lại nếu muốn

Ví dụ: Lập bảng tính lương tháng hiện tại là tháng 9, có sử dụng bảng tổng hợp công tất cả phòng ban tháng 9, phạm vi tính chọn Tất cả CBNV trong đơn vị, trên phần mềm sẽ được khai báo như sau, chọn Tính lương để phần mềm tự động tính toán ra số liệu dựa trên các căn cứ mà anh/chị vừa khai báo.

4. Nhấn Tính lương

Lưu ý: Với lần đầu tiên lập bảng lương trên phần mềm, phần mềm sẽ hiển thị ra 4 mẫu bảng lương hay dùng để đơn vị tham khảo (anh/chị sẽ thấy ảnh mẫu bảng lương với thông tin cán bộ không phải của đơn vị mình), anh/chị chọn mẫu bảng lương phù hợp với nhu cầu đơn vị rồi nhấn Đồng ý. Chi tiết anh/chị tham khảo hướng dẫn tại đây.

2.1.2. Cách 2: Sao chép bảng lương đã có 

Lưu ý: Chức năng Sao chép bảng lương đã có chỉ hỗ trợ sao chép các bảng lương đã lập trong cùng năm. Không thể sao chép bảng lương từ năm trước. Vì vậy, khi lập bảng lương đầu tiên của năm mới, anh/chị cần tạo bảng lương mới, không thể sao chép từ bảng lương của năm cũ.

Áp dụng khi dữ liệu lương của kỳ này giống hoặc gần giống kỳ trước (không lấy trực tiếp từ bảng chấm công cụ thể). Anh/chị thực hiện như sau:

1. Anh/chị vào Menu Tính lương\ tab Lương, phụ cấp

2. Chọn Sao chép Bảng lương đã có

• Kỳ lương: Phần mềm mặc định là tháng hiện tại, có thể thay đổi nếu muốn lập bảng lương cho tháng khác
• Danh sách bảng tính cần nhân bản: Phần mềm lấy lên các bảng tương đã lập của các kỳ lương trước
• Chọn Tính lương

Bảng lương mới sẽ được sinh từ bảng lương đã có

Lưu ý: Khi sao chép bảng lương từ bảng lương đã có phần mềm sẽ lấy số liệu và danh sách cán bộ theo bảng lương được chọn, nếu muốn thêm cán bộ nhân viên mới vào bảng lương anh/chị nhấn vào dấu 3 chấm ở góc phải bên trên màn hình\Chọn Tính lại bảng lương để tính lại (Nếu bảng lương đã Lưu cần nhấn Sửa trước khi thực hiện)  hoặc thêm bảng lương mới hoàn toàn, không dùng tính năng sao chép từ bảng lương đã có.

Sau khi chọn Tính lương phần mềm tự động tính toán ra số liệu, anh/chị xem lại thông tin trên bảng lương và có thể chỉnh sửa các thông tin trên bảng lương nếu cần

2.2.1. Làm tròn số từng ô/vùng

• Anh/chị chọn ô/vùng cần làm tròn nhấn chuột phải, sau đó chọn quy tắc làm tròn theo nhu cầu của đơn vị. Có thể làm tròn, hoặc không làm tròn cả ô hệ số và ô số tiền.

• Hoặc chọn quy tắc làm tròn trên thanh công cụ

2.2.2. Làm tròn hàng loạt

• Để đảm bảo số liệu khớp nhau giữa bảng tính, bảng 09 (vùng dữ liệu và vùng thuyết minh) và chứng từ chi trả, anh/chị chọn Làm tròn hàng loạt

Quy tắc làm tròn hàng loạt này sẽ áp dụng cho 4 vùng dữ liệu bao gồm: Các khoản lương, phụ cấp và khấu trừ của CBNV, Tổng các khoản lương, phụ cấp và khấu trừ của CBNV, Thực lĩnh của CBNV, Tổng thực lĩnh của CBNV đều làm tròn hàng loạt giống nhau

Chọn Quy tắc làm tròn, sau đó chọn Áp dụng

2.2.3. Sửa số liệu sau khi tính

Ví dụ: Ngày nghỉ thiếu, thiếu số tiền lương phụ cấp, công thức tính đơn vị khác với thiết lập chương trình.

Anh/chị tiến hành nhập trực tiếp giá trị, sửa công thức tính vào bảng lương tương tự như thực hiện trên file excel.

2.2.4. Tùy chọn ẩn/hiện cột

Nếu anh/chị muốn ẩn cột thông tin theo nhu cầu, anh/chị chọn tùy chọn ẩn/hiện cột tích chọn để hiện, bỏ tích chọn để ẩn cột thông tin (lưu ý: nếu muốn lấy lại thiết lập mặc định của chương trình chọn Lấy lại mặc định), sau đó chọn Áp dụng

2.2.5. Bù trừ chênh lệch 

Khi kế toán lần đầu tính lương trên phần mềm, nếu trong kỳ lương có phát sinh thay đổi các điều kiện tính so với tháng trước, nếu muốn tính tổng thực lĩnh của CBNV theo đúng như tháng trước đã tính, anh/chị chọn Bù trừ chênh lệch

• Nhập số tiền cần bù trừ, chọn bù trừ tăng hoặc giảm phần mềm có hiển thị kết quả sau khi bù trừ
• Chọn CBNV trong danh sách để bù trừ chênh lệch

Sau khi chỉnh sửa xong, anh/chị chọn Lưu để lưu bảng tính lương

1. Sau khi lập bảng tính lương, anh/chị xác định nguồn chi trả tại đơn vị bằng các chọn Phân bổ nguồn

2. Anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây để phân bổ nguồn.

1. Nhấn vào biểu tượng máy in trên màn hình xem bảng lương hoặc trong mục Tính lương → Lương phụ cấp, rồi chọn mẫu cần in.
2. Chọn tham số báo cáo\Nhấn Đồng ý

Chi tiết anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Nếu muốn mẫu báo cáo giống với mẫu báo cáo, bảng lương đã sửa của tháng trước anh/chị tích chọn In từ mẫu báo cáo …. đã có và chọn mẫu tương ứng đã lưu. Anh/chị xem hướng dẫn chi tiết tại đây.