Lập chứng từ thanh toán thấy số liệu không đúng thì làm thê nào ?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý khi lập chứng từ thanh toán (Hay chính là giấy rút) cá nhân, bảo hiểm, kinh phí công đoàn thấy không đúng số tiền, chênh lệch so với bảng tính lương, phụ cấp, truy lĩnh, thu nhập khác, truy thu, bảng tính thuế đã tính, hoặc tiểu mục lên sai, hoặc không đúng với số liệu đơn vị tính toán ở ngoài…

2. Cách xử lý

2.1. Trường hợp lệch số tiền nhỏ khoảng một hoặc vài đồng

Nguyên nhân: Do số liệu bị làm tròn

Giải pháp: Thực hiện tự gõ tay tại dòng chi tiết để điều chỉnh hoặc sử dụng chức năng Bù trừ chênh lệch ngay trên chứng từ để bù trừ theo hướng dẫn tại đây.

2.2. Trường hợp lệch số tiền lớn

Nguyên nhân:

• Do chứng từ thanh toán hiển thị theo chương, khoản, tiểu mục nên các khoản lương, phụ cấp, thu nhập khác,.. của từng cán bộ nhân viên cần được khai báo đầy đủ các thông tin này. Trường hợp không khai báo sẽ không được lấy dữ liệu lên chứng từ chi trả làm cho chứng từ chi trả lệch với bảng tính đã tính.
• Chưa chọn đủ bảng tính khi lập chứng từ
• Các khoản lương, phụ cấp, thu nhập khác, khấu trừ bảo hiểm, khấu trừ không thường xuyên,… trên các bảng tính lương, phụ cấp, truy thu, truy lĩnh, thu nhập khác, khấu trừ không thường xuyên chưa đúng.

Giải pháp: 

Bước 1: Kiểm tra lệch tiểu mục nào, tiểu mục lương, phụ cấp hay thu nhập khác,…

Lưu ý:

• Anh/chị có thể nhấn vào Đối chiếu số liệu trên chứng từ thanh toán để xem cách lấy số liệu của từng dòng dữ liệu trên chứng từ thanh toán ( tương ứng với từng chương, khoản, tiểu mục) được lấy từ đâu trên bảng tính tương ứng, và kiểm tra xem thiếu cán bộ, bảng tính nào đang không được lấy lên.
• Annh/chị cũng có thể dùng chức năng Thiết lập ẩn/hiện cột để hiển thị các cột chương, khoản, tiểu mục trên bảng tính để kiểm tra xem có cán bộ nào đang khai báo thiếu.

Bước 2: Thực hiện bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho khoản lương, phụ cấp, thu nhập khác,… của các cán bộ bị thiếu.

• Để bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho các khoản lương, phụ cấp: Vào Cán bộ nhân viên\Gõ tên cán bộ nhân viên không được lấy số liệu lên chứng từ thanh toán để tìm kiếm\Tích đúp vào cán bộ để mở\Nhấn Sửa và bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho khoản lương, phụ cấp thiếu.
• Để bổ sung chương, khoản, tiểu mục cho khoản thu nhập khác anh/chị vào Danh mục\Thu nhập khác để sửa.

Lưu ý: Trường hợp có quá nhiều cán bộ thiếu hoặc chưa xác định được cụ thể khoản lương, phụ cấp của cán bộ nào thiếu anh/chị có thể vào Cán bộ nhân viên\Tiện ích\Cập nhật hàng loạt, chọn lần lượt thông tin lương và phụ cấp  để kiểm tra xem có cán bộ nào bị trống chương, khoản, tiểu mục thì bổ sung và cập nhật lại. Xem hướng dẫn cập nhật hàng loạt tại đây.

Bước 3: Lập lại hoặc thêm bảng lương, phụ cấp mới, thu nhập khác mới, … để cập nhật đầy đủ chương, khoản, tiểu mục cho các khoản lương, phụ cấp, thu nhập khác đã khai báo.

Bước 4: Thực hiện lập lại chứng từ thanh toán và kiểm tra lại.

2.3. Tiểu mục trên chứng từ thanh toán chưa đúng

Anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.

2.4. Thấy số tiền lệch với số liệu/bảng tính đơn vị tính toán ở ngoài

Nếu số tiền lệch nhỏ, thực hiện theo hướng dẫn tại mục 2.1.

Nếu số tiền lệch lớn, cần đối chiếu lại số liệu giữa phần mềm và bảng tính ngoài đơn vị. Nếu chưa khớp, kiểm tra chi tiết từng cán bộ, các khoản lương, phụ cấp và bảo hiểm để xác định thông tin khai báo hoặc tính toán sai lệch.

• Trường hợp số tiền trên bảng lương, phụ cấp trong phần mềm không đúng, thực hiện theo hướng dẫn tại đây.
• Trên các bảng lương, phụ cấp, truy thu, truy lĩnh và bảo hiểm, một số cột khấu trừ bảo hiểm có thể đang bị ẩn. Để hiển thị, chọn Thiết lập ẩn/hiện cột (nếu bảng đã lưu, nhấn Sửa trước), sau đó tích chọn các cột khấu trừ bảo hiểm để đối chiếu với chứng từ thanh toán và số liệu đơn vị theo dõi.

3. Lưu ý

Các bảng tính lương, phụ cấp, truy lĩnh,… số liệu cần được lập đúng và được phân bổ trước khi lập chứng từ thanh toán.